Un buen asistente se encarga de las tareas de menor importancia. Un gran asistente libera horas de tu tiempo.
Para un fundador que lleva muchos sombreros en su organización, tener un asistente facilita la carga de manejar las tareas menos importantes, aunque oportunas. Para que ésta sea verdaderamente una inversión que valga la pena, debes sentirte capaz de confiar en tu asistente para responsabilizarse de otras tareas aparte de contestar el teléfono.
Once empresarios de Young Entrepreneur Council (YEC) comparten las tareas que delegan a sus empleados para poder centrarse más en su negocio.
1. Programa de pasantías de la compañía
Debido a que tienen una visión clara de las idas y venidas de una empresa, los asistentes están en una posición única para ser grandes supervisores del programa de pasantes. Los asistentes pueden ayudar a coordinar y asegurarse de que los pasantes reciben la experiencia y la exposición a diferentes departamentos desde su inducción. Esto también es una gran tarea que ayuda a los asistentes a desarrollar las habilidades de gestión de personas y prioridades, y construye sus capacidades de liderazgo. —Brittany Hodak,ZinePak
2. Tu correo electrónico
Sí, puede ser delegado. Para la mayoría de nosotros, nuestra bandeja de entrada de correo electrónico está abierto todo el día, absorbiendo horas de nuestro día. Delégalo, ten a alguien de confianza para limpiar, filtrar y gestionar tus correos electrónicos. A lo largo del día, pueden notificarte sobre temas urgentes o importantes para que no tengas que preocuparte y puedas centrarte en las tareas realmente importantes de tu negocio. —Chris Brisson, Call Loop
3. Establecimiento y registro de una red de relaciones (networking)
La construcción de relaciones dentro de tu comunidad es una gran manera de conseguir esos clientes iniciales, encontrar empleados / socios y crear un impulso para tu negocio. Haz que tu asistente mantenga una lista de organizaciones y eventos de eventos/reuniones de networking. Luego, haz que el asistente te registre en esos eventos y los coloque en tu calendario. —Mark Cenicola, BannerView.com
4. Procuración de compras y suministros
Consigue un asistente para manejar todos los suministros que tu empresa necesita para funcionar. Pueden trabajar con tu contador para establecer líneas de crédito con tus proveedores, gestionar compras mensuales e incluso la investigación de nuevos productos para ti en función de tus preferencias. La mayoría de los pedidos de suministro se colocan en línea o por teléfono, de modo que desocúpate del proceso a menos de que se requiera de tu aprobación. —Dave Nevogt, Hubstaff.com
5. Pagar las cuentas personales y tarjetas de crédito
Una de las cosas mensuales que más tiempo toman es pagar las facturas personales. Cuando contraté a un asistente ejecutivo por primera vez y me preguntó si me gustaría que ella gestionara el pago de mis cuentas personales y tarjetas de crédito, yo estaba un poco sorprendido porque no era inmediatamente obvio que me ahorraría toda la cantidad del tiempo que de hecho me ahorro. Menos responsabilidad personal significa más tiempo para dedicarse a tu negocio. —Kristopher Jones,LSEO.com
6. Ventas embudo de seguimiento
Debes asignar un ayudante para comunicarse con clientes potenciales, prospectos y contactos. Cuando se ejecuta un gran negocio, hablas con cientos de personas cada día y esto se vuelve imposible de escalar si lo estás haciendo todo por ti mismo. —Erik Huberman, Hawke Media
7. Revisión de los documentos que requieren de tu aprobación
Es posible que tengas varios documentos cada día que se te entregan para su revisión y aprobación. También probablemente pierdas tiempo en revisar los documentos que no cumplen con la estructura básica (plantillas), el formato o el contenido (introducción, conclusión) que requieres constantemente. Delega una revisión inicial de tus ayudantes. Cuando el documento llegue a ti, estará listo para tu revisión y aprobación estratégica. —Adam Roozen, Echidna, Inc.
8. Tareas que consumen tiempo
Las cosas que debes delegar son las tareas diarias que consumen mucho tiempo y que te impiden encontrar nuevos clientes o atender a los clientes existentes. Algunas personas delegan operaciones de contabilidad / teneduría de libros, mientras que otras delegan la gestión de las redes sociales. Tú debes hacer lo que mejor sabes hacer: la construcción de tu negocio. — Alfredo Atanacio, Uassist.ME
9. Las reuniones del equipo
Aunque debes estar presente en tantas reuniones como sea posible, las reuniones de equipos más pequeños deben ser delegadas a un asistente cuando sea posible. El asistente puede supervisar la reunión, mantenerla enfocada, levantar actas de las reuniones y resumir ideas y opiniones para compartirlas contigo, especialmente si la reunión no encaja en tu agenda. De esta manera, las reuniones se pueden ejecutar sin problemas, incluso sin tu presencia. — Miles Jennings, Recruiter.com
10. La logística de la contratación
Todos los aspectos de la contratación, a excepción de la entrevista, deben ser delegados a tu asistente. A veces, si un posible candidato llega a través de una referencia, sueles hacer por ti mismo el seguimiento de la contratación. Sin embargo, eso puede convertirse rápidamente en una tarea que consume mucho tiempo. Es más, algunos estudios han sugerido que el hecho de que un líder establezca por sí mismo estas reuniones en su agenda puede diluir su marca personal. — Pratham Mittal, VenturePact
11. La toma de decisiones
Una relación asistente funciona mejor cuando se trata de una asociación que puede funcionar como una extensión de ti mismo. Tú debes sentirte cómodo con que tu asistente tome decisiones en tu nombre cuando sea urgente. Además, a medida que tu compañía va escalando, tu tiempo se convierte en una mercancía y tu asistente debe ser tu representante con el resto de los contactos dentro y fuera de la empresa cuando tú no estás disponible. — Shradha Agarwal,ContextMedia
