Alfredo Atanacio es el fundador de Uassist.ME, una firma boutique dedicada a la prestación asistentes personales y de negocio altamente calificados en el apoyo administrativo.

Cuando usted delega una tarea desea que la persona que la toma sea receptiva y proactiva. Si esta persona es capaz de completar sus obligaciones lo suficientemente bien como para que casi se sienta como que le “leen la mente”, aún mejor. Pero se necesita tiempo para llegar a ese nivel, y un poco de trabajo suyo también. Incluso el informe directo o el asistente más experimentado necesitará algo de instrucción en cuanto a cómo quiere que las cosas sean hechas.

En Uassist.ME, trabajamos con clientes que están muy ocupados y necesitan asistentes que les ayuden con la planificación, la investigación en Internet y otras tareas. Hemos encontrado que una relación exitosa entre alguien que delega tareas y alguien que las cumple se basa en la confianza y la comunicación.

Estos son algunos de las cosas que se deben hacer —y no hacer— para ayudarle a obtener el máximo rendimiento de las tareas delegadas, ya sea de modo virtual o en persona.

Sí tome tiempo para entrenar

Puede parecer contradictorio tener que invertir su tiempo entrenando a alguien en una tarea o enseñarles a seguir a un ritmo de trabajo, después de todo, la razón por la que usted está delegando es porque quiere dejar de invertir tiempo en ese trabajo. Pero ya sea con un asistente virtual o con alguien en su oficina, usted tendrá que invertir algo de tiempo en la relación inicial para que el asistente llegue a conocer el trabajo y sus normas. Este esfuerzo se verá recompensado rápidamente.

Puede parecer contradictorio tener que invertir su tiempo entrenando a alguien en una tarea o enseñarles a seguir a un ritmo de trabajo, después de todo, la razón por la que usted está delegando es porque quiere dejar de invertir tiempo en ese trabajo. Pero ya sea con un asistente virtual o con alguien en su oficina, usted tendrá que invertir algo de tiempo en la relación inicial para que el asistente llegue a conocer el trabajo y sus normas. Este esfuerzo se verá recompensado rápidamente.

Sí cultive la paciencia

La persona a la que está delegando probablemente quiere impresionarle a usted, pero tenga en cuenta que puede haber una curva de aprendizaje. Manténgase paciente en el modo en cómo explica las cosas, sobre todo si su asistente es virtual. Es importante recordar que usted no está trabajando con una máquina o un robot – inevitablemente habrá algunos baches en el camino. Una vez que el asistente trabaje a cierta velocidad, podrá confiar en ellos más y empezar a delegar tareas más complejas.

Sí establezca expectativas razonables

Las normas claras son vitales al delegar, sobre todo al principio de la relación. Defina la meta para que su asistente sepa a qué aspirar, y manténgala constante. Los plazos también ayudan a los asistentes a planificar sus días de manera más efectiva. Recuerde que no todos los plazos pueden ser “lo antes posible”. Establecer normas poco realistas sólo servirá para estresar a su asistente.

No haga suposiciones

Es imposible delegar bien sin la comunicación y la retroalimentación continua. Pregúnteles a sus asistentes regularmente qué están haciendo. Una de las reglas principales para nuestros asistentes es responder siempre a los correos electrónicos, incluso con un simple “lo haré”. A cambio, esperamos que nuestros clientes hagan lo mismo. Le sugiero tomar un par de minutos de su día para revisar el trabajo del asistente, sobre todo cuando son nuevos en un proyecto o equipo y acaba de conocerle a usted y su negocio. Asegúrese de proporcionar retroalimentación cuando completaron una tarea. Un corto “buen trabajo” es suficiente.

No ignore las actualizaciones

Mantenga informados a los asistentes tanto como sea posible acerca de los cambios de horario, el alcance del proyecto, responsabilidades y otros problemas a medida que surgen. Si mantiene a su asistente virtual en la oscuridad mientras él o ella está tratando de administrar el calendario, es probable que programe sus reuniones en el momento equivocado. Deje que su asistente sepa lo que es más importante para usted con el fin de que entienda sus prioridades. Y no se olvide de dar las fechas de corte o plazos, ya que le ayudará a organizar la entrega de sus tareas.

No ignore su asistente

Algunas personas no responden a las llamadas o correos electrónicos de sus asistentes, lo que realmente limita su utilidad. Una vez que delegue una tarea, sigue siendo su responsabilidad responder preguntas y proporcionar más información si su asistente lo necesita.

Animamos a los clientes a comunicarse con sus asistentes mediante cualquier medio que funcione mejor para ellos. Por ejemplo, uno de nuestros clientes no usaban correo electrónico de manera muy eficaz, y se quejó de tener problemas de comunicación con su asistente. Nos sugirió que probara WhatsApp para mantenerse en contacto con ella, y desde entonces ha utilizado ese medio para comunicarse con frecuencia durante el día, fortaleciendo, en última instancia, la relación laboral.

Saber cómo trabajar con los asistentes, ya sean virtuales o en persona, puede ayudarle a delegar de manera más efectiva. Como resultado, todo el equipo va a ser más productivo y eficiente.